Hoje eu quero abordar algumas dicas que poderão ajudar você a descobrir como utilizar melhor o seu tempo e se transformar em uma pessoa produtiva, aplicando técnicas poderosas, mesmo sem ser um expert em gestão do tempo.
Imagine que seu dia de trabalho possui 8 horas e que o valor da sua hora é R$ 10,00. Sendo assim, pense que um dia produtivo é aquele em que você fez tudo o que tinha que fazer no seu trabalho e na vida pessoal; ou seja, trabalhou pelas suas metas, cuidou da sua família, praticou uma atividade física, estudou e descansou um pouco.
Neste dia você realmente utilizou as 8 horas de trabalho de forma produtiva e ainda usou as demais horas do seu dia para focar nas suas metas, no que é importante para você. Pensando nas 8 horas de trabalho, isso daria um total de R$ 80,00 por dia.
Agora vamos colocar alguns fatores. Imagine que nesse dia ocorreram os seguintes episódios:
- Duas reuniões não produtivas de 1 hora cada (total desperdiçado de 2 horas = R$ 20,00);
- Cinco Ligações de 12 minutos que interromperam seu trabalho (total desperdiçado de 1 hora = R$ 10,00);
- 30 paradas de 1 minuto para verificar as redes sociais (total desperdiçado 0,5 hora = R$ 5,00);
- 6 paradas para tomar café e bater papo de 5 minutos (total desperdiçado 0,5 hora = R$ 5,00);
- 6 paradas de 5 minutos para ler e responder o e-mail pessoal (total desperdiçado 0,5 hora = R$ 5,00).
Obviamente que, dependendo do seu cargo, você não tem apenas duas reuniões por dia, tem 4 ou 5; e não recebe apenas 5 ligações, recebe umas 20 não é mesmo? Pois é, vamos agora somar a quantidade de horas que gastamos, ou melhor, que jogamos no lixo com as atividades acima: 4,5 horas. Valor “gasto”: R$45,00.
Isso significa que 56% do seu dia de trabalho foi consumido por aquilo que chamamos de ladrões do tempo, considerando que seu dia de trabalho tem 8 horas (imagine se valor de sua hora estiver na faixa de R$ 200,00 ou mais).
Aí você pode me perguntar: “Mas, Fabiano, então eu não posso fazer uma pausa para tomar café? Não posso ver meu smartphone, minhas redes sociais?”.
Pode! É lógico que pode! Só responda para você mesmo o quanto isso agrega valor na sua vida, o quanto essas atividades estão relacionadas com suas metas e objetivos pessoais e profissionais e qual o retorno efetivo que você tem investindo 56% do seu dia nos ladrões do tempo.
Com base nessa sua resposta, você poderá melhorar seu equilíbrio entre horas investidas em você e horas investidas nos ladrões do tempo. Algumas dicas para lidar com esta situação:
- Reuniões não produtivas: evite ao máximo participar de reuniões que você sabe que não agregam nada. Procure as pessoas e converse pessoalmente, antes das reuniões. Utilize também as melhores práticas para conduzir uma reunião produtiva;
- Ligações: durante reuniões ou tarefas que exigem alta concentração, desligue o celular. Desabilite notificações para evitar as distrações. Sempre que possível, deixe apenas no modo “vibra”, para que você e seus amigos de trabalho não sejam interrompidos;
- Redes sociais e mensagens: controle aquele impulso de olhar o smartphone a cada um minuto. De novo, responda para você mesmo: o que isso tem a ver com suas metas e objetivos pessoais e profissionais? Com base nessa resposta, aplique o equilíbrio. Defina, por exemplo, 5 minutos pela manhã e 5 minutos pela tarde para verificar suas mensagens e redes sociais. Outra dica é remover todo tipo de aplicativo desnecessário do seu smartphone;
- Café: use esses momentos de forma inteligente. Sabemos que a cada uma ou duas horas é importante fazer uma pausa, tomar uma água e oxigenar o cérebro. Portanto, use esse tempo de forma inteligente, para recarregar suas baterias;
- E-mails: sempre que possível, trabalhe com a caixa de e-mails fechada. Defina períodos do seu dia para abrir e responder os e-mails. Organize sua caixa de e-mail em pastas, tenha uma assinatura para se identificar devidamente. E uma dica que vale ouro: se a pessoa senta do seu lado, ou na sua frente, e você precisa falar com ela, não mande e-mail. Levante e fala pessoalmente. Isso economiza tempo, e já que estamos falando em gestão de tempo, qualquer segundo que você ganhar será bem-vindo.
Estas dicas com certeza ajudarão você a alcançar o equilíbrio tão desejado entre a sua vida pessoal e profissional, sem prejudicar seu tempo e seu desempenho. Convido você a conhecer meu portal, o E-VOLV.ME, em que abordo estas questões de forma mais profunda e detalhada, inclusive com vídeos e cursos.
Muito obrigado, forte abraço e até a próxima!
Foto “Wasting time”, Shutterstock.
