Dicas para organizar e ter uma reunião produtiva

Todos sabemos como as reuniões são importantes para ajudar a resolver pendências e tomar decisões internas no ambiente empresarial, além de serem essenciais para o empreendedor fechar parcerias e conquistar investidores. Porém, há casos de reuniões nada planejadas e pouco elaboradas que acabam se tornando uma verdadeira perda de tempo, atrapalhando a vida de todos os participantes.

E, como atualmente não dá pra perder tempo com reuniões improdutivas, é sempre bom seguir as regrinhas básicas para ter uma reunião bem-sucedida. Vejamos:

1. Ser objetivo. Tempo é dinheiro, certo? Então, durante a reunião a pior estratégia é ficar “dando voltas” e falando sobre assuntos que não têm relevância no caso. Deve-se focar no tema a ser discutido, tratando o assunto de forma simples, clara e direta, sem rodeios. Dessa forma, poupa-se tempo e prioriza-se os temas que são realmente relevantes.

2. Elaborar e passar a pauta da reunião para os participantes com antecedência. Essa é uma ótima estratégia, pois permite que todos os participantes já conheçam o teor da reunião previamente – e, assim, já estejam com suas opiniões e argumentos preparados no momento do encontro. Poupa-se tempo e atinge-se um melhor resultado.

3. Marcar horário de começo e término. Uma reunião precisa ter hora certa pra começar e para terminar. Isso permite que os participantes organizem a agenda para participar da reunião sem pressa. Reuniões muito demoradas não são produtivas, pois cansam os participantes, que acabam perdendo o foco sobre os assuntos em questão. Além disso, o tempo delimitado para a reunião precisa ser cumprido, não devendo-se extrapolar o horário marcado.

4. Registrar os assuntos discutidos. Para colocar em prática tudo que foi acordado nas reuniões, deve-se registar tudo em detalhes (a famosa ata precisa ser transformada em um plano de ação com responsabilidades). Assim, nem um dos assuntos tratados ficará esquecido.

5. Escolher um bom lugar. Para que a reunião seja totalmente proveitosa, é necessário que o lugar onde será realizada seja bem escolhido. Deve-se evitar lugares barulhentos, restaurantes muito cheios e movimentados e espaços sem o conforto necessário aos participantes. A reunião, para fluir bem, deve ser realizada em lugares calmos, salas reservadas e espaçosas, restaurantes discretos e pouco movimentados. Isso favorecerá a concentração dos participantes.

As sugestões são simples, mas costumam ser esquecidas na pressa do dia a dia. Encontros organizados e com regras claras são melhores porque “vão direto ao ponto” – e só assim somos capazes de atender a agendas cada vez mais cheias de compromissos.

Para refletir: se você quer fazer alguma coisa dar certo, nunca a deixe como segundo plano. Se é o que você mais quer, precisa ser sua prioridade absoluta. Prioridade, guarde e use mais essa palavra. Até a próxima.

Foto de sxc.hu.