Tornar-se mais produtivo, ganhar tempo para aproveitar melhor a vida ou trabalhar mais e ganhar mais. São muitas as razões para perseguirmos a produtividade.
As empresas querem funcionários mais produtivos, as escolas querem alunos mais produtivos e as famílias querem filhos mais produtivos; nós mesmos, independente do papel que exerçamos, também queremos ganhar produtividade se pudermos.
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Produtividade não é o mesmo que agenda lotada
O problema é que muita gente confunde produtividade com uma agenda lotada. É como se tentasse preencher todas as horas do dia com diversos compromissos e atividades visando não desperdiçar tempo.
Mas calma lá, estar sempre ocupado não significa exatamente ser produtivo. Muitas vezes é o contrário! Vamos falar um pouco sobre isso?
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Como você define seu dia a dia hoje?
Como anda seu dia? Acredita que consegue dividir bem as 24hs existentes? Ou parece que sempre faltam horas para realizar as tarefas mais simples?
Eu conheci uma pessoa que estava sempre correndo. Parecia esbaforida o tempo todo, extremamente ocupada, mas, ao mesmo tempo, não conseguia dar conta de pequenas atividades e mal lhe sobrava tempo para descansar.
Ela se orgulhava de não ter tempo livre e se considerava sim, muito produtiva, afinal “não estava à toa” em nenhum momento do dia. Na boa, será que não tem algo errado nesta história?
Vamos combinar que uma pessoa muito produtiva, de forma simples, consegue produzir mais em menos tempo do que uma pessoa pouco produtiva. Isso não significa, porém, que tenha de usar o tempo que lhe sobra apenas para produzir mais ainda.
O ideal é organizar bem o tempo para que possa usá-lo também em tarefas que nada tenham a ver com trabalho. Isso significa que estará usando a sua produtividade em favor de si mesmo também. Já ouviu falar em ócio criativo?
O conceito proposto pelo sociólogo Domenico de Masi lá em meados dos anos 90 busca mostrar como a alegria e a satisfação pessoal ajudam no aumento da criatividade, e também como o ócio é necessário para que possamos nos sentir livres para produzir ideias.
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Como está a sua agenda?
Quando alguém ocupa a agenda inteira o tempo todo e mal consegue ter tempo para cuidar de si mesmo, encontrar amigos ou parar para um café, provavelmente não está usando o tempo de forma sábia. Está muito ocupado, sim, mas não consegue dividir suas horas direito e nem priorizar, chegando esgotado no final do dia.
Um bom exemplo de produtividade às avessas são aquelas reuniões semanais que algumas empresas adoram fazer para conversar pessoalmente com todos ao mesmo tempo sobre determinados assuntos.
Na teoria é lindo. Na prática, os assuntos podem ser tão diversos que muitas vezes o profissional é obrigado a perder duas horas do dia para tratar de algo que, em tese, só precisaria tomar 15 minutos.
Depois, esse mesmo profissional precisa sair correndo e fazendo tudo de forma atropelada para dar conta do seu dia. Seja sincero: você já passou por isso? Será que de alguma maneira você também não está fazendo este tipo de coisa?
Eu preparei um vídeo sobre produtividade especial para quem adora parecer ocupado. Assista e depois continue a leitura deste texto, com dicas para lidar com essa situação:
Clique aqui e assista ao vídeo
Como se tornar mais produtivo e eficiente?
Você pode pensar que a produtividade é algo que já vem com a pessoa, assim como as que são mais lentas ou mais ágeis ao acordar, mas dá para lançar mão de algumas coisas para melhorar essa questão tão importante.
Não seria ótimo conseguir produzir de forma mais eficiente para que sobre tempo para fazer outras coisas? Separei algumas sugestões para que você avalie e passe a incluir na rotina o que achar que faz sentido.
Lembre-se sempre que o tempo é o bem mais precioso que temos, por isso não deve passar sem que haja um planejamento que nos permita alcançar nossos sonhos e chegar lá na frente com a certeza de que fizemos o nosso melhor. Isso é riqueza de verdade!
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Priorize e diga “não” mais vezes
Para ganhar produtividade é preciso priorizar. Muitas vezes até queremos, mas não dá para abraçar o mundo, por isso avalie todos os dias o que é prioridade e o que deve ser deixado para um outro momento ou até descartado.
Também aprenda a dizer “não” mais vezes, caso contrário você estará lotado de compromissos sem sentido que apenas satisfarão os outros, não a si mesmo.
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Tenha a agenda sempre em mãos
É importante manter uma agenda à vista, não importa se impressa, no celular ou no computador. Não dá para ser produtivo e eficiente esquecendo compromissos, atropelando horários, e etc.
Tenha um cronograma para cada dia, priorize as tarefas e fique de olho em tudo que está agendado.
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Encontre formas de fazer a mesma coisa de forma mais eficiente
Uma pessoa produtiva encontra formas mais eficientes de fazer a mesma coisa e, felizmente, hoje há muitas opções para agilizar cada tarefa.
Um exemplo é uma empresa que substitui um processo manual de telefonemas por algo eletrônico ou, ainda, alguém que usa um software para escanear um texto no lugar de perder horas escrevendo uma cópia à mão.
Pense como você poderia reduzir tempo na execução de cada tarefa e não tenha medo de sair da zona de conforto para isso.
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Não foque tanto nos detalhes
Alguns detalhes não fazem grande diferença no panorama final. Muita gente perde um tempo enorme tentando resolver pequenas coisas que não mereceriam tanto gasto de energia.
Imagine estar no meio de uma mudança de escritório e haver alguém gastando horas separando revista por revista, livro por livro. É quase enlouquecedor, além de pouco produtivo. Faça como as startups: comece, depois vá melhorando aos poucos.
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Não tente fazer tudo sozinho
Finalmente, a questão da prioridade que falei lá atrás é importante também para que possamos entender que nem sempre dá para fazer tudo sozinho, mesmo o que é prioridade. Neste caso, peça ajuda, distribua tarefas, não tenha medo de delegar!
