Você costuma enrolar muito para fazer as coisas? Sabe que precisa ser mais produtivo, mas não consegue parar de procrastinar?
Outro dia escrevi um artigo aqui no Dinheirama com algumas dicas para quem quer conseguir mais produtividade no dia a dia, mas entendo que há pessoas que simplesmente não conseguem aumentar o ritmo ou aproveitar melhor o tempo. Por que será?
Saiba que, segundo a Neurociência, a procrastinação é uma resposta inconsciente aos afazeres. “Não é uma preferência, embora muitos acreditem nisso”, afirma a Doutora em Neurociência Thaís Gameiro, sócia-fundadora da Nêmesis, empresa que oferece assessoria e educação corporativa na área de Neurociência Organizacional. Ela afirma que quatro fatores influenciam muito na capacidade de ser produtivo. São eles: nível de descanso, estresse, capacidade de interagir com a tarefa e motivação.
Convidei a Thaís para explicar um pouco melhor o que acontece para os leitores do Dinheirama, assim a gente também entende o outro lado da moeda, certo?
Thaís, quais as características que mostram que alguém é procrastinador?
Thaís Gameiro: Normalmente são pessoas que deixam para fazer tudo na última hora. Em geral, não lidam de maneira eficiente com os prazos e gerenciamento do tempo e acabam ficando sobrecarregadas, pois deixam para concluir suas atividades ou tarefas na véspera ou logo antes do prazo acabar. É aquela pessoa que vai “empurrando as coisas com a barriga” até não ser mais possível postergar.
Como essas características podem atrapalhar com relação ao trabalho ou vida financeira por exemplo?
T.G.: Ao se tornar um hábito, a procrastinação traz uma dose a mais de estresse para o dia a dia das pessoas. Isso por si só já seria um fator que atrapalha nossa produtividade e saúde. Mas, além disso, a procrastinação pode acabar prejudicando a vida profissional, pois nos deixa mais suscetível a perder um prazo importante, ter que concluir uma tarefa correndo, virar uma noite para fechar algo que exige atenção e cometer erros (graves, inclusive).
Em relação à vida financeira, muitas vezes o procrastinador não consegue pagar suas contas em dia (acaba gastando mais com juros e multas), nunca inicia aquele plano de previdência ou poupança, tem dificuldades de planejar sua vida futura e vai deixando decisões importantes para depois. Nesse caso, o depois não tem um deadline específico e acaba nunca sendo concluído.
A Ciência diz que a procrastinação é uma resposta inconsciente aos afazeres, certo? Pode explicar um pouco melhor?
T.G.: Na verdade, grande parte de nossas atitudes e comportamentos são fortemente influenciados por aspectos inconscientes. Temos a falsa sensação de que estamos 100% no controle, mas o que os estudos mostram é que diversos fatores externos e internos influenciam de forma inconsciente nossa tomada de decisão.
A procrastinação é resultado de uma desconexão entre aquilo que pretendemos realizar (nossas intenções) e aquilo que efetivamente realizamos.
Em geral, procrastinamos porque nosso cérebro tem dificuldade de avaliar as consequências de longo prazo e é mais sensível aos ganhos ou desfechos que ocorrem de forma imediata. Além disso, estudos recentes sugerem um possível papel da Amígdala, região do cérebro com participação fundamental no processamento das emoções. Essa região mostrou-se maior naqueles participantes considerados procrastinadores.
Nesses mesmos indivíduos, também foi observada uma menor conexão entre a Amígdala e a parte dorsal do córtex cingulado anterior (dACC -região responsável pela seleção e execução dos comportamentos adequados ao contexto).
Tanto a Amígdala quanto o dACC são regiões que estão associadas à nossa capacidade de autocontrole, de maneira que conexões mais fracas entre essas regiões podem diminuir nossa habilidade de filtrar emoções e estímulos distratores (internos ou externos), resultando em uma baixa eficiência na regulação do nosso comportamento.
É importante ressaltar que nosso cérebro tem uma grande capacidade de se modificar, criar novas conexões, o que chamamos de neuroplasticidade, sendo possível aprender novos comportamentos e hábitos, de maneira que mesmo aqueles indivíduos mais procrastinadores podem desenvolver novas habilidades que favoreçam sua produtividade.
Quais fatores influenciam na nossa capacidade de sermos produtivo e como lidar com eles?
T.G.: A produtividade é reflexo de muitos fatores que, quando associados, favorecem nossa capacidade e desempenho. O primeiro passo é estar descansado, respeitando os limites biológicos que temos.
Dormir de maneira adequada (6h-8h por noite), ter uma alimentação saudável e equilibrada, praticar atividade física regularmente. Esses três fatores, embora não sejam novidade, são fundamentais para o bom funcionamento do cérebro e, consequentemente, maior produtividade. Além disso, organizar de forma clara as prioridades do dia e trabalhar em uma tarefa de cada vez (nosso cérebro só consegue prestar atenção em uma única tarefa por vez), evitando assim erros e retrabalhos que ocorrem devido a simples falta de atenção.
Nossa tendência com o volume de atividades e entregas é tentar fazer tudo ao mesmo tempo, com a falsa expectativa de que dessa forma será mais produtivo. No entanto, o que as pesquisas mostram é que perdemos cerca de 40% de nossa produtividade ao tentar ser multitasking. Dessa forma, estabelecer uma lista de atividades e estipular tempo para realizar cada uma delas individualmente será mais eficiente.
Outra dica importante é incluir nesta lista os momentos de intervalo, ainda que curtos, mas necessários para “recarregar” o cérebro, permitindo uma maior capacidade de foco e atenção.
Com relação a fazer diversas coisas ao mesmo tempo, é verdade que há diferenças entre homens e mulheres?
T.G.: Tanto os homens quanto as mulheres possuem processos atencionais semelhantes e, nesse sentido, só conseguimos prestar atenção em uma coisa de cada vez.
A atenção é nossa capacidade de filtrar estímulos e aqueles elementos filtrados são processados com maior riqueza de detalhes, ou seja, são priorizados enquanto “ignoramos” os demais.
Apesar de na prática parecer que estamos realizando diferentes tarefas em paralelo, o que ocorre na verdade é um fenômeno conhecido como switch atencional. Trocamos o foco da nossa atenção de uma atividade para a outra, de forma bastante rápida, e por isso temos a falsa sensação de que estamos fazendo duas coisas ou mais, simultaneamente.
As mulheres possuem em média uma habilidade maior de realizar essa troca de foco, ou switch atencional, quando comparada aos homens. Mas ainda assim, o cérebro de ambos só consegue dar conta de uma tarefa por vez.
Para ganharmos concentração, é melhor trabalhar de que forma?
T.G.: Procurar organizar suas atividades e estipular um tempo para cada uma, evitar distrações e interrupções (p.e. desligar notificações de apps), estabelecer uma frequência de intervalos curtos (5 a 10 min) a cada 2h pelo menos.
O autoconhecimento também pode ser uma vantagem para a produtividade, na medida em que saber quais são os momentos (e condições) ideais de trabalho para si mesmo é bastante útil na hora de administrar sua energia.
É muito importante identificar esses padrões, porque somos muito mais produtivos quando escolhemos fazer as tarefas mais desafiadoras nesses momentos. Do contrário, realizar a tarefa mais complexa no momento em que se está mais cansado ou menos disposto, aumenta as chances de errar e procrastinar.
Pode oferecer algumas sugestões para quem quer parar de procrastinar e trabalhar melhor o cérebro para ganhar produtividade?
T.G.: A primeira coisa é identificar os gatilhos que te levam a procrastinar e, se possível, eliminá-los. Por exemplo, se a natureza da tarefa é um gatilho, ou seja, sempre que precisa realizar coisas que você não gosta acaba deixando para a última hora, procure criar estratégias que te ajudem a priorizar essa atividade. Por exemplo, você pode coloca-las junto com outras atividades mais agradáveis ou estabelecer um horário específico do dia para realiza-las, ao invés de deixar para fazer “quando sobrar tempo”.
Outra dica importante é tentar quebrar uma atividade muito grande ou cuja entrega só é necessária após um prazo muito longo, em pequenas entregas. Crie metas e estabeleça uma rotina de trabalho que permita ir “construindo” o trabalho pouco a pouco. Assim você não precisa ficar 12h trabalhando na mesma coisa, mas divide o esforço ao longo de tempo e ao atingir os objetivos menores tem a sensação de progresso.
Essa estratégia ajuda o cérebro a aproximar os ganhos da tarefa e funciona como uma recompensa que motiva a continuar o processo.
