Se você é um profissional autônomo ou freelancer, sabe como é difícil lidar com as responsabilidades de trabalhar em casa ou sem uma rotina fixa ligada às suas tarefas cotidianas. Produtividade é uma questão delicada e que tem impacto profundo nas finanças familiares. Como você lida com isso?
Para falar mais sobre isso, conversei com Luciano Larrossa, que é autor exclusivo da Escola Freelancer. Licenciado em Comunicação Social e Educação Multimídia pelo Instituto Politécnico de Leiria, é Jornalista por profissão.
Luciano praticou tênis profissionalmente durante mais de 7 anos e adora esportes, sendo professor de Tênis em part-time. Faz parte da equipe de autores da rede de educacional de Escolas desde Setembro de 2010, tendo sido convidado a criar a Escola Freelancer, uma área com grande procura e onde o próprio se sente extremamente confortável.
Confira o nosso papo:
Luciano, a era da informação traz uma elevada ansiedade e, com isso, a sensação de que simplesmente não temos tempo para fazer nossas tarefas. Fica a pergunta clássica: como devemos planejar nosso dia para que ele seja produtivo?
Luciano Larrossa: Conrado, em primeiro lugar, para que o planejamento do nosso dia dê certo, é importante fazermos dele um hábito. Ou seja, ele precisa começar a fazer parte da nossa rotina. É normal que nas primeiras tentativas esse planejamento não dê certo, porque você ainda não conhece os seus limites de produtividade. No entanto, ao fim de alguns dias ou semanas, essa organização já fluirá normalmente.
Falando de organização em si, o que eu aconselho é que planejem bem o seu dia seguinte antes de dormir, por exemplo. Quer seja na agenda física ou no seu smartphone, o importante é definir tudo o que vai fazer nas próximas 24 horas.
Além de ajudar a não se esquecer de algo, é uma forma de você deixar a sua cabeça “mais livre”. Destaco ainda um pormenor: cuidado com o número de tarefas. Comece por um número mais reduzido e aos poucos vá adicionando tarefas ao seu dia.
A chamada Geração Y tem como característica a habilidade de fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Isso é produtivo?
L. L.: Sem dúvida alguma que não. O que aconselho sempre no blog é que foquem em uma tarefa de cada vez. Isso ajuda a que o trabalhador fique mais concentrado, a que consiga terminar essa tarefa mais rapidamente e a que consiga produzir com melhor qualidade.
A isso eu chamo a Lei de Parkinson, que é focar ao máximo numa tarefa até conseguir conclui-la. Quem andou na faculdade e gostava de entregar os trabalhos apenas na última da hora sabe bem do que estou falando.
A única coisa que devem fazer é concluir aquelas tarefas que demorem menos de dois minutos naquele momento. Ou seja, se você tem que tomar nota de alguma coisa, faça uma pequena pausa, anote o que tiver para anotar e depois volte para o seu projeto. Portanto, tudo o que demorar menos do que dois minutos, faça na hora. O resto, deixe para depois.
Você lançou recentemente e eBook gratuito “Seja mais Produtivo”, em que fala de produtividade, eficiência e foco no trabalho. Conte-nos um pouco mais sobre porque o escreveu e o oferece gratuitamente. O que nossos leitores encontrarão por lá? Como baixá-lo?
L. L.: A Escola Freelancer aborda vários temas que são úteis a todas as pessoas que trabalham em casa e a produtividade é um deles. Pelo que eu via nos comentários, a falta de organização era mesmo um dos temas que mais incomodava a maioria dos freelas e daí ter optado por este tema. Desta forma, garanto que todos os leitores do site têm um “guia prático” que resolva as suas dificuldades.
Quem quiser baixá-lo, poderá fazê-lo através do link www.escolafreelancer.com/seja-mais-produtivo – basta acessar e depois fazer o download.
Imagino que você também receba uma pergunta bastante comum por aqui: quais as melhores ferramentas para melhorar a produtividade?
L. L.: Atualmente e com o aparecimento dos aplicativos para os smartphones existem inúmeras ferramentas para conseguirmos melhorar a produtividade. Por esse motivo, vou focar apenas em quatro que são os que mais utilizo.
Em primeiro lugar destaco o Rescue Time, que é um software que faz um relatório de todas as suas tarefas, dizendo em que sites você foi, quantas horas passou nele ou se você está sendo produtivo ou não. É uma excelente ferramenta, pois muitas vezes não temos noção de quanto temos passamos nas redes sociais, por exemplo.
O Evernote é outro site bastante interessante e que serve para você tomar notas. Além de ser bastante simples de utilizar, outra das vantagens é que trabalha num sistema de Cloud Computing, o que permite que você tome nota no seu computador e mais tarde possa visualizá-la no celular, por exemplo.
O Wunderlist atualmente tem sido o meu aplicativo utlizado para fazer aquela organização que referi na primeira questão. Todos os dias, antes de me deitar, organizo o meu dia e vejo o que tenho para fazer. Também funciona num sistema de Cloud Computing e é gratuito, tal como o Evernote.
Por último, o Focus Booster. Este aplicativo permite inserir um relógio com o tempo que você definir e que fica escondido no seu ambiente de trabalho. Depois, ele irá apitar quando terminar o tempo que determinou. Ele é muito útil quando queremos concluir uma tarefa em uma hora, por exemplo. Ativo o Focus Booster e nem sequer preciso olhar no relógio para saber que esse período de tempo chegou ao fim.
Por aqui, acreditamos que criar novos comportamentos saudáveis é, por vezes, mais fácil que abandonar hábitos negativos. Para finanças pessoais, isso funciona bem. O mesmo acontece quando o assunto é organização e produtividade? Como lidar com isso?
L. L.: De fato, Conrado, muitas vezes o que atrapalha a produtividade dos profissionais são mesmo os seus hábitos errados, tais como estar sempre nas redes sociais ou acordar tarde. Existem vários conselhos que posso dar neste grupo de situações.
O primeiro é identificar o hábito que está prejudicando a nossa produtividade. Depois, substitui-lo por outro positivo. Por exemplo, se você tem o hábito de ir muitas vezes ao Facebook, experimente ler um site sobre a sua área de negócios em de visitar essa rede social.
Consequentemente, terá que prolongar esse hábito positivo durante várias vezes seguidas para que ele se torne numa rotina.
Outra característica compartilhada com a gestão pessoal diz respeito às definições de prioridades. Existe alguma maneira mais simples e eficiente de lidar com isso no dia a dia das tarefas e diante de tanta informação? Que dicas você tem para organizar o ambiente de trabalho?
L. L.: De fato, definir as prioridades é uma das principais dificuldades de quem trabalha por conta própria. O “segredo” para conseguir perceber o que é prioritário ou não é analisar a questão temporal. Ou seja, se uma tarefa necessita de ser finalizada num período de tempo mais curto, ela será prioritária.
O problema surge quando você tem duas tarefas para terminar no período de uma semana, por exemplo. Nesses casos, necessita de fazer uma análise a longo prazo: qual das duas tem maior relevância para a sua carreira? A que for mais importante deve ser feita primeiro.
Ainda no outro dia, falei com um leitor através do Skype e o problema dele era exatamente esse: o de não saber o que era prioritário na sua vida, o que acabava gerando grande confusão na sua cabeça. Apenas aconselhei que ele analisasse o que era necessário fazer mais cedo e o que era mais importante para a sua carreira.
No caso deste leitor, que tinha muitas pendências, também indiquei que resolvesse uma pendência de cada vez e assumisse as perdas por deixar as restantes para trás. Se ele tentasse fazer tudo de uma só vez, o mais normal é que acabasse por não concluir nenhuma.
Luciano, obrigado pela participação e parabéns pelo trabalho. Deixe uma mensagem final aos leitores interessados no tema e explique como eles podem ter acesso ao seu eBook gratuito “Seja mais Produtivo”.
L. L.: Em primeiro lugar, eu que agradeço a oportunidade Conrado. A todos os que estiveram interessados no tema, sugiro que dêem uma olhada na escolafreelancer.com e que deixem lá todas as suas dúvidas. Como referi anteriormente, quem quiser pode baixar o ebook “Seja mais produtivo” clicando aqui. Obrigado e até a próxima. Abraços.
Fotos: divulgação.
