Como parte do esforço de digitalizar os serviços que envolvem o cidadão, empresas e empregados em geral, surgiu o eSocial.
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Assim, empregadores de diferentes tipos de empresas (MEI, Simples Nacional etc.) devem usar o sistema para controle de seus empregados.
Regras trabalhistas e previdenciárias são certamente fonte de um grande esforço por parte das empresas. E o eSocial é uma importante etapa nesse sentido.
O que é eSocial e para que serve?
Conforme definições oficiais, “o eSocial é um projeto do governo federal que busca digitalizar e unificar o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas”.
De fato, o eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e foi criado em dezembro de 2014.
O objetivo do Sped é justamente modernizar e facilitar o cumprimento das obrigações do empregador.
Assim, detalhes fiscais, trabalhistas e previdenciários agora passam a ser enviados de forma online, digital e em tempo real.
Imagine o tamanho do desafio da plataforma. Afinal de contas, trata-se de um projeto que visa unificar informações de diferentes órgãos do governo.
No entanto, a legislação não se altera com a chegada do eSocial. Ou seja. é preciso seguir cumprindo da mesma forma. O que muda de fato é a maneira de enviar e manter o registro das informações.
Desse modo, o foco da iniciativa é permitir maior controle e transparência no processo. Em outras palavras, isso exigirá mudanças nos processos das empresas, especialmente do departamento de pessoal.
Como o eSocial funciona?
Em primeiro lugar, todas as informações sobre os empregados devem ser enviadas através de padrões pré-estabelecidos.
Estes padrões significam leiautes pré-definidos, que juntos formarão um evento. Ou seja, diversos arquivos e eventos comporão o envio das informações.
Nesse sentido, a definição de evento é: qualquer fato jurídico-trabalhista que pode ocorrer na vida do empregado. Os eventos poderão ser, por exemplo:
- Iniciais e de Tabelas;
- Não Periódicos;
- Periódicos.
Todos eles deverão ser informados dentro do prazo definido, sob pena de multa e sanções já previstas na legislação.
A grande diferença da adoção do eSocial é que, de fato, os prazos serão vigiados com mais controle e rapidez. Afinal, as informações serão validadas em tempo real.
Quem deve entregar o eSocial?
A princípio, o eSocial passou a ser obrigatório em 2018, para empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões.
Em seguida, outras empresas, com portes diferentes, passaram a ser também fiscalizadas. Assim, elas tiveram a adoção exigida a partir do calendário que veremos abaixo.
A saber, quem é empregador pessoa física também precisa aderir ao eSocial. É o caso de empregadores de trabalhadores domésticos, produtores rurais, ONGs e entidades públicas.
Cronograma do eSocial
Segue abaixo um resumo do cronograma de implantação do eSocial para os diferentes grupos:
Grupo 1 – Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões
- Tabelas, não periódicos, periódicos e substituição GFIP para contribuições previdenciárias desde 2018;
- Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
- SST: 08/06/2021.
Grupo 2 – Empresas com faturamento de até R$ 78 milhões e não optantes do Simples Nacional:
- Tabelas e não periódicos desde 2018;
- Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º);
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019;
- Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
- SST: 08/09/2021.
Grupo 3 – Empregadores optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:
- Tabelas: 10/01/2019;
- Não Periódicos: 10/04/2019;
- Periódicos: 10/05/2021 (dados desde o dia 1º);
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019;
- Substituição GFIP FGTS: outubro/2019;
- SST: 10/01/2022.
Grupo 4 – Entes públicos de âmbito federal e as organizações internacionais:
- Eventos de tabela: 08/07/2021;
- Não periódicos: 08/11/2021;
- Eventos periódicos: 08/04/2021;
- SST: 10/07/2022.
Como ver meu eSocial?
Para que você possa consultar informações associadas ao eSocial, basta acessar o portal do governo. Desde que com cadastro prévio e certificado digital, é claro.
O cadastro, aliás, só é feito uma única vez. Ele corresponde a um acesso com credenciais (CNPJ ou CPF), código de acesso e senha.
Como se cadastrar no eSocial?
Para realizar o cadastro, é importante ter em mãos os documentos necessários para a operação. Alguns deles são:
- CNPJ ou CPF;
- NIS;
- PIS/PASEP;
- Contrato Social;
- Declaração de Imposto de Renda.
Para que você possa se cadastrar no eSocial, precisará de um Certificado Digital emitido por uma empresa. E esta empresa precisa estar devidamente autorizada pela ICP-Brasil.
O certificado digital é essencial. Através dele, o empregador assinará eletronicamente os atos e documentos anexados no eSocial.
Há, no entanto, exceções para a obrigatoriedade do certificado digital:
- MEI com empregado;
- Empregado doméstico;
- Segurado especial;
- Micro Empresa (ME) optante pelo Simples Nacional com até um empregado;
- Empresa de Pequeno Porte optante pelo Simples Nacional com até um empregado.
Para realizar o cadastro, você deve acessar o portal do eSocial e seguir os passos lá descritos.
O próprio portal tem modelos de tabelas de acordo com o tipo de empregador e atividade, o que facilita bastante o processo.
O empregador doméstico tem um cadastro mais simples. Basta usar seu CPF e dados pessoais ao realizar o primeiro acesso ao portal do eSocial.
O cadastro do empregado doméstico segue a mesma lógica simples, com dados como CPF, informações pessoais, cargo e remuneração.
Portal do eSocial
O portal do eSocial esclarece diversas dúvidas e oferece conteúdos com dicas e detalhes sobre o cadastramento e uso do sistema.
Como o empregado pode consultar o eSocial?
No portal do eSocial existe uma função chamada “Consulta a Qualificação Cadastral”. Por meio dela, é possível consultar detalhes da situação cadastral do consultado(a).
A consulta será capaz de mostrar se há alguma irregularidade ou divergência. Por isso, acaba facilitando o entendimento e as ações para correção dos problemas.
Ao acessar a consulta, tenha em mãos os dados do trabalhador ou prestador do serviço: nome, data de nascimento, CPF e NIS.
Se o seu interesse for acessar informações relacionadas às contribuições sociais e previdenciárias, o ideal é acessar o site do INSS.
Detalhes específicos sobre o FGTS estão no site do Fundo de Garantia.
eSocial é só para empregado doméstico?
Não, conforme já explicado ao longo do texto. Todo empregador terá que aderir, mediante cronograma apresentado.
Conclusão
A tecnologia é uma constante cada vez mais presente na vida de cidadãos e empresas, e o eSocial é parte deste processo.
Com objetivo de facilitar o envio e fiscalização de dados, o eSocial é uma ferramenta obrigatória. Por isso, deverá ser utilizada por todos os empregadores.
Com a adesão maciça, presume-se que os problemas de ordem trabalhista e previdenciária serão reduzidos e/ou resolvidos com mais rapidez.
Portanto, se você é empregador, atenção: cadastre-se e faça uso correto do sistema.
