A festa de formatura certamente marca o momento da realização do sonho de estudantes e familiares. Mais do que um simples evento, o baile de formatura significa a conclusão de uma etapa da vida cheia de investimentos e esforços.
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Porém, às vezes esse sonho pode sair bem caro, já que seu custo depende de uma série de variáveis. A boa notícia é que, apesar de este ser um evento tradicional, existe a possibilidade da realização de uma festa de formatura simples, mas que ainda seja um marco do momento.
Por esse motivo, no texto de hoje vamos falar um pouco mais sobre a realização deste evento e trazer algumas dicas de como se organizar para realizá-lo. Boa leitura!
Qual é o valor de uma festa de formatura?
O custo de uma formatura varia de acordo com diversos fatores, como:
- O local da formatura;
- A faculdade ou escola;
- A quantidade de alunos que irão aderir ao evento;
- A quantidade de eventos que acontecerão na formatura;
- O porte e a qualidade dos serviços contratados.
Em média, o custo da formatura para cada formando costuma ficar entre R$ 3 mil e R$ 20 mil. Porém, é importante saber que esse valor também varia conforme o curso. Normalmente, os cursos de Direito e Medicina costumam ter festas mais luxuosas, o que acaba elevando o valor da formatura.
O que é preciso para fazer uma formatura?
Confira algumas dicas de como se organizar para realizar o sonho da festa de formatura:
Planeje com antecedência
Um dos grandes erros que podem ser cometidos pela turma é deixar para pensar na formatura só no fim do curso.
Quando fazem isso, acabam deixando muitas decisões importantes para serem tomadas sob pressão, e isso pode acabar comprometendo o resultado. Também é preciso ter tempo para levantar todo o dinheiro necessário para pagar a festa de formatura.
Para evitar esse tipo de situação, é preciso começar o planejamento com antecedência, criando a comissão de formatura nos primeiros períodos do curso.
Selecione bem a comissão de formatura
Os membros da comissão precisam ser responsáveis e estar comprometidos com o projeto. Caso isso não aconteça, pode haver acúmulo de tarefas ou funções, o que também compromete o sucesso do evento.
Por isso, é importante selecionar presidente, tesoureiro, secretários e assessores para organizar o evento. Essa seleção deve ser feita com base na capacidade e na seriedade de cada um, e não nas amizades ou simpatia.
Defina prioridades
As prioridades do evento também devem ser listadas com bastante antecedência. Os seguintes itens devem ser definidos, ou pelo menos indicados, logo no início:
- Possível local do evento;
- Padrão do jantar;
- Tipo de bebidas que serão servidas;
- Tipo de sonorização – mecânica ou com banda;
- Alguns aspectos da decoração;
- Se irão contratar uma empresa para auxiliar ou não.
Em seguida, você deve comparar os preços desses itens com as condições financeiras da turma e priorizar o essencial.
Faça muitas pesquisas
Quem quer economizar, mas não abre mão da qualidade, precisa aprender a pesquisar. Assim, o indicado é que você levante pelo menos três orçamentos com fornecedores diferentes para cada item da festa, bem como para um pacote com tudo incluso para avaliar qual das duas formas vale mais a pena.
Faça uma boa análise do local da festa
Quando se trata do local da festa, outros fatores devem ser considerados além do preço. É preciso fazer os cálculos de todos os itens para ver o que realmente compensa.
Por exemplo, pode ser que você encontre um salão de festas grande que custa mais barato que um menor. No entanto, você pode acabar tendo que gastar mais com decoração no maior, e essa diferença pode não compensar no fim das contas. Avalie bem todos os itens.
Limite a quantidade de convidados
Embora a vontade seja convidar todos os conhecidos para esse momento marcante, imagine se todos os alunos da turma quiserem fazer isso. Esse seria um evento enorme e caríssimo.
Por isso, é importante limitar a quantidade de convidados incluída no valor que cada aluno irá pagar. Além disso, disponibilize convites extras para que os interessados possam comprá-los. Mas, não esqueça que você precisa respeitar a capacidade do espaço.
Explore o potencial da turma
Pare para analisar se há alguém na turma com habilidades especiais. Se alguém faz artesanato ou tem uma letra bonita, pode ajudar a fazer a decoração e a economizar no valor da formatura.
Contrate profissionais quando necessário
Para serviços que precisam de qualificação, não abra mão de contratar profissionais. Peça indicações aos outros prestadores de serviços para se certificar da qualidade dos serviços a serem contratados. Tome muito cuidado, pois o barato pode sair caro.
Antes de contratar, saiba se a empresa é idônea
Antes de fazer qualquer contratação, mesmo que para itens pequenos, procure conhecer a idoneidade da empresa. Pesquise o CNPJ da empresa em sites de busca para saber se há processos, reclamações e outros. O Procon-SP possui um ranking de reclamações e você pode pesquisar as empresas lá.
Assim, você se protege para não cair em golpes de organizadores de eventos que recebem todo o dinheiro e acabam não aparecendo para prestar o serviço.
Por que os pacotes de formatura são tão caros?
Existem muitos itens que compõem uma festa de formatura. Por exemplo, caso sua turma queira contratar um artista conhecido para fazer um show, o valor ficará muito mais alto, já que incluirá o cachê desse profissional.
Atualmente, as festas costumam custar entre R$ 100 mil e R$ 1 milhão. Grande parte desse valor é paga pelos estudantes e outra parte do valor pode ser arrecadada com a venda de convites extras, rifas, realização de eventos e distribuição de brindes. Dessa forma, não fica tão pesado para a turma.
Bailes de formatura
O baile de formatura é a cereja do bolo dos formandos, já que é nele que tudo acontece. Esse é o momento tão esperado de se confraternizar e comemorar sua conquista com quem é importante para você.
Essa também é a parte da festa de formatura que toma mais tempo e dinheiro dos formandos. Enquanto existem turmas que investem para ter decoração de formatura personalizada, brindes, open bar, atrações musicais, outras optam por uma festa de formatura simples.
É possível até fazer uma festa de formatura em casa, com decoração de formatura simples e com a simplificação de outros itens. Essa opção pode até parecer menos glamourosa, mas não deixa de marcar esse momento tão esperado.
Como baixar o custo da festa sem perder qualidade?
Se você quer fazer uma festa de formatura simples, mas sem perder a qualidade, saiba que existem diversas maneiras de diminuir os custos desse evento. Confira algumas dicas:
Comece a arrecadar o dinheiro com antecedência
Se você puder, comece a arrecadar o dinheiro o quanto antes. Assim, você consegue ter dinheiro em caixa para negociar com diferentes empresas, e só contratar uma produtora de eventos se quiser.
As datas podem influenciar no valor
É possível reduzir os custos de uma festa de formatura ao negociar com os fornecedores dias específicos para a sua realização. Normalmente, as festas aos sábados costumam ser mais caras. Por isso, procure datas alternativas.
Controle os custos
Desde o início do planejamento, faça uma planilha de custos, registre todas as transações e faça o acompanhamento dela. Lembre-se das suas prioridades e fique atento para manter os custos de itens que podem ser dispensados sob controle. Essa também é uma forma mais fácil de prestar contas à turma.
Festa para formandos simples
É possível, sim, fazer uma festa de formatura simples e gastando pouco. Existem diversas estratégias para diminuir os gastos, que incluem planejamento, organização, priorização e criatividade.
Conclusão
A formatura é um momento único, que deve ser muito comemorado. Afinal, só você e as pessoas que você ama sabem o quanto você batalhou para chegar até ele. Por isso, siga as nossas dicas e torne seu sonho realidade, mas sem dívidas!
Você acha que é possível fazer uma festa de formatura gastando pouco? Então, deixe sua opinião nos comentários!
